Mantenimiento informático propio o externo

Hoy en día la tecnología es un motor fundamental para nuestras empresas y negocios. Parte de la productividad que podemos conseguir depende cada día más de este factor, y sin embargo, muchas veces no se le presta la debida atención, tanto a su mantenimiento como a su planificación en el futuro. Fundamentalmente existen dos modelos de gestión de este activo de nuestra empresa. Podemos externalizar el servicio con un proveedor o buscar un empleado interno que se encargue del equipamiento informático de la empresa.

Se trata de llevar la gestión del parque informático, un inventario, el mantenimiento, hacer que todo funcione como se espera. En definitiva, que las herramientas tecnológicas de nuestra empresa sean una solución y no un problema o un freno a su desarrollo. No es tan sencillo como parece y no sólo se trata de tener todo a punto, sino de ser previsores, estar alineados con la estrategia general de la empresa y pensar en las herramientas y la forma de trabajar que tendremos de aquí a cinco años.

Mantenimiento informático con un empleado interno

El principal inconveniente que tiene una empresa para contratar a su propio servicio técnico, a un empleado que se ocupe de este servicio es la masa crítica de trabajadores. Por lo general, para las empresas de más de 50 empleados, o lo que es lo mismo, 50 puestos de trabajo, tener a una persona responsable del servicio técnico comenzará a ser más rentable que contratar el servicio externo.

Por un lado, porque se va a ocupar de las pequeñas cuestiones del día a día en el equipamiento informático, pero podemos buscar un perfil más multidisciplinar y se puede ocupar de otras cuestiones, relacionadas con la página web, actualizaciones, aportar soluciones técnicas para mejorar los flujos de trabajo internos, etc.

Pero también que sea capaz de evaluar costes, si es más rentable para nuestra empresa tener un servidor y servicios alojados o utilizar la nube de Amazon, por ejemplo, pero también si resultará más rentable para nuestra empresa seguir con nuestro ERP, nuestro CRM o contratar una solución online. A la vez, que sea capaz de facilitar los accesos en movilidad a las herramientas de negocio que necesitan el resto de empleados.

No es necesario que este empleado interno, o nuestro servicio técnico lo haga todo. Para cuestiones especializadas siempre podremos acudir a servicios externos, pero gran parte de la labor de consultoría que tendría que facturarnos no será necesaria, ya que nuestro personal será capaz de colaborar y centrar mucho más el tipo de solución que estamos demandando.

Externalizar el servicio técnico de nuestra empresa

En el caso de empresas que no tienen este volumen mínimo que hace que una persona de nuestra organización nos ahorre dinero en este apartado se suele recurrir a empresas externas. Aquí la ventaja que tenemos es que vamos a contar con profesionales especializados, probablemente con más conocimientos técnicos que la persona que nosotros podríamos contratar.

También que si no estamos conformes podemos cambiar al finalizar el contrato de mantenimiento sin ningún inconveniente. De todas formas siempre tendremos que tener a un interlocutor de nuestra empresa que se encargue de gestionar este área, que sepa como está todo montado, que necesidades tenemos, etc. por lo que igualmente una serie de horas las tendrá que dedicar alguien interno a tratar con estas empresas.

En ocasiones los objetivos de la empresa de servicios y la nuestra pueden ser divergentes. No siempre nos van a recomendar la mejor solución para nosotros, sino que en la mayoría de los casos utilizarán la mejor solución de la que ellos distribuyen o conocen. En estos casos, siempre podemos recurrir a un consultor independiente, que nos recomiende lo mejor en función de nuestras necesidades y luego a una empresa que lo monte y ejecute.

Otra alternativa es contratar con la empresa externa a alguien que trabaje con nosotros. La parte positiva en este caso es que no tenemos que preocuparnos por si nuestro personal está de baja por enfermedad, de vacaciones, etc. Hemos contratado a un recurso externo y siempre tendremos a alguien disponible con nosotros. Además se puede adaptar perfectamente a nuestra organización e incluso podemos mantenerle aunque cambiemos de empresa de servicios tecnológicos, subrogando su contrato.

De todas formas aquí la competencia entre las empresas del sector, la necesidad de conservar clientes y la comparación entre lo que nos ofrecen distintas proveedoras de servicios o partners tecnológicos ayudarán a que mantengamos una línea más o menos adecuada para las necesidades de nuestra empresa.

¿Con qué modelo me quedo?

Lo cierto es que es complicado decidir. Al ser una área especializada, cada vez más las empresa están apostando por trabajar con empresas externas y, en caso de necesitar alguien dentro de nuestra organización, que sean ellas las que se encargan de facilitarnos este recurso. Además cada vez son más las tecnologías que se externalizan, la gestión de la impresión, los servidores, etc. Cada vez se busca más ajustar los costes al pago por uso, y la rentabilidad del negocio.

Por otro lado, siempre será mejor tener un interlocutor dentro de nuestra organización que sepa tratar con estos partners tecnológicos. Una persona que esté alineado con los objetivos de nuestra empresa, pueda decidir y conocer las mejores soluciones, aunque luego se encargue alguien externo. Este tipo de confianza es complicado encontrarla con empresas externas, aunque siempre hay excepciones.

Fuente: bbva